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La mejor manera de llevar la contabilidad de su nuevo negocio

En esta seccion se explica la importancia de llevar registros exactos, que se debe registrar, y como registrar. Tambien se explica por cuanto tiempo habra que mantener estos registros para cumplir con los requisitos del gobierno federal.

 

Photo credit: . SantiMB . / Foter / CC BY-SA

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Pora que mantener registros y llevar una contabilidad?

 

Cualquiera que tenga un negocio esta obligado a llevar una contabilidad en su negocio. Una contabilidad bien llevada le ayudara en lo siguiente:

 

Observar y controlar el progreso del negocio. Se necesita llevar registros exactos para poder seguir el progreso de un negocio. En los registros se puede ver si el negocio esta mejorando, que mercancia se esta vendiendo, o que cambios son necesarios. Una buena contabilidad aumenta las probabilidades de que un negocio triunfe.

 

Preparar estados financieros. Se necesitan registros exactos para preparar estados financieros. Estos incluyen estados de ganancias y perdidas y reportes de balances. Estos documentos le seran util cuando tenga que negociar con su banco o acreedores.

 

– Un estado de ganancias es el historial que muestra las ganancias y los gastos de un negocio.

Un estado de balance muestra los activos, obligaciones y el capital neto a la fecha.

 

Identificar la procedencia de los recibos. Un negocio recibira dinero de muchas partes. Los registros identificaran la procedencia de estos ingresos. Se necesitara esta informacion para separar lo que le pertenece al negocio e identificar la carga impositiva de esta ganancia.

 

Mantener control de los gastos “deducibles” (que se pueden descontar al momento de pagar impuestos). Muy util para no olvidarse de estos gastos al momento de preparar la planilla de impuestos.

 

Preparar el formulario para pagar los impuestos. Se necesitan registros exactos para pagar los impuestos. Estos registros deben probar las ganancias, perdidas y credito que se reporte en los formularios de impuestos. Generalmente estos registros son los mismos que se mantienen para vigilar el negocio y para preparar estados financieros.

 

Prueba de lo reportado a Hacienda (IRS, Internal Revenue Service). Se debera tener estos documentos disponibles en todo momento para la posible inspeccion de Hacienda. Se le pedira que explique cada registro. El tener estos registros claros y en orden agilizara la inspeccion de la agencia.

 

Tipos de registros que se deben mantener

 

Con pocas excepciones, el gobierno no requiere algun tipo especifico de sistema para mantener registros. El individuo podra escoger el sistema que mas le convenga según el tipo de negocio, con tal de que indique claramente las ganancias y los gastos.

Cada negocio requiere una contabilidad apropiada a su tipo y con los documentos que habran de ser guardados. Un negocio debe de mantener registros adecuados en su contabilidad donde muestre claramente las ganancias para el ano fiscal. Si se tiene mas de un negocio se debera separar completamente los registros y la contabilidad de cada negocio. Una corporacion debera mantener las minutas de las reuniones de directores.

La contabilidad de un negocio debera contener un resumen de todas las transacciones hechas. Este resumen estara escrito en los libros del negocio. Los libros de contabilidad deberan demostrar las ganancias brutas, descuentos y los creditos. Para la gran mayoria de los pequenos negocios la chequera es donde se encontraran el mayor numero de registros, aparte de estos se deberan guardar documentos que los confirmen.

 

Registros electronicos. Todos los requisitos para la contabilidad en libros fisicos son los mismos para la contabilidad virtual. Esto implica que esta contabilidad virtual con todos sus registros y documentos deberan ser guardados en un sistema electronico de almcenamiento durante el mismo tiempo que requerido para los libros fisicos asi cumpliendo con las leyes de impuestos.

Un sistema de almacenamiento electronico debera catalogar, guardar, conservar, presentar y duplicar todo el contenido en un formato legible. Todo sistema electronico de almacenamineto debera proveer al IRS acceso. Estos sistemas electronicos estan sujetos a la mismas reglas seguidas por la contabilidad en libros fisicos.

 

Documentacion Adicional

 

Compras, ventas, nominas y otra transacciones generan recibos que son imprecindibles para la contabilidad de un negocio. Recibos de ventas, facturas pagadas, facturas, cheques cancelados, recibos de tarjetas de credito contienen informacion que se tiene que registrar en los libros. Mantenga estos documentos para sus impuestos ya que estos son la unica prueba con que cuenta. Es importante mantenerlos organizados por tipo de documento y archivelos en un lugar seguro.

 

Recibos de Ganancias Brutas. Las ganancias brutas es el capital que uno percive de un negocio. Debera mantener recibos de esta ganancias y de donde se generaron. Documentos que muestran ganancias brutas:

 

  • Recibo de caja registradoras.
  • Depositos bancarios.
  • Libros de recibos.
  • Facturas.
  • Recibos de tarjetas de credito.
  • Formulario 1099-MISC.

 

Compras. Compras son los articulos que uno adquiere para revender a los clientes. Un fabricador incluye los costos del material bruto o las partes del producto final. Sus documentacion adicional debe mostrar el precio pagado y el proposito de la compra. Documentacion para compras:

 

  • Cheques cancelados.
  • Recibos de caja Registradora.
  • Recibos de tarjetas de credito.
  • Facturas.

 

Estos registros le aydaran a determinar el valor de su inventario.

 

Gastos. Gastos son los costos incurridos (no se incluyen las Compras) para correr el negocio. La documentacion adicional debera demostrar la cantidad pagada y para que proposito. Documentos para Gastos:

 

  • Cheques cancelados.
  • Recibos de caja registradora.
  • Cuenta de banco.
  • Recibos de tarjetas de credito.
  • Facturas.
  • Recibos de caja chica.

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